A Importância de uma Pré-Produção Bem Feita e Planejada em Eventos: Minha Experiência Pessoal

Ao longo dos meus anos organizando eventos, aprendi que o sucesso não depende de sorte, mas de uma pré-produção detalhada e bem planejada. Desde pequenas reuniões a grandes festivais culturais e esportivos, a pré-produção é fundamental para garantir que todos os aspectos sejam cuidadosamente considerados e executados. E vou ser sincera: se tem uma frase que me guia nessa fase, é “Vai dar merda!” – especialmente no que diz respeito ao Gerenciamento de Riscos. Vamos explorar juntos por que essa frase se tornou meu lema e como a pré-produção pode salvar o evento de qualquer "merda" inesperada.

Primeiro: A Definição Clara de Objetivos

Todo evento precisa de um ponto de partida: saber exatamente o que se quer alcançar. Já participei de projetos com metas diversas, desde aumentar a visibilidade de uma marca até criar uma experiência única para o público. Sem uma definição clara de objetivos, decisões importantes ficam soltas e, muitas vezes, desconexas. A pré-produção me permite traçar um caminho claro para todo o time, garantindo que cada etapa esteja alinhada com o propósito principal. Quando sabemos para onde estamos indo, fica mais fácil lidar com os desafios que surgem no meio do caminho.

Além disso: O Controle do Orçamento

Aqui não tem mistério: dinheiro mal planejado é dor de cabeça na certa. Controlar o orçamento de um evento é uma das tarefas mais desafiadoras, e isso eu já vivi na pele algumas vezes. Uma pré-produção bem feita sempre começa com um orçamento realista e detalhado, que inclui desde os grandes gastos até os pequenos detalhes. Isso me ajuda a evitar surpresas de última hora e, mais importante, a garantir que o evento seja financeiramente viável. Eu sempre digo: melhor prever todos os gastos agora, do que ter que improvisar quando o caixa já está no vermelho.

A Logística é Outro Pilar: Tudo Precisa Fluir

Logística é aquele detalhe que, se feito errado, compromete todo o evento. Já estive em situações onde a falta de planejamento logístico transformou um evento potencialmente incrível em um verdadeiro caos. Quando falo de pré-produção, a logística está no topo das minhas prioridades: a escolha do local, o layout, o transporte dos convidados e a organização da equipe. Cada detalhe deve ser pensado com antecedência. Quanto mais organizada for essa parte, mais fluido será o evento. Afinal, imprevistos podem acontecer, mas com uma logística sólida, minimizamos os danos.

A Escolha de Fornecedores e Parcerias: Essencial para o Sucesso

Fornecedores e parceiros são a alma de qualquer evento. Uma pré-produção bem estruturada oferece tempo para escolher os melhores fornecedores, que estão alinhados com a visão do evento. Já trabalhei com fornecedores incríveis, que transformaram ideias em realidade de forma impecável. O segredo é estabelecer essas parcerias com antecedência, o que também pode resultar em economia e, claro, serviços de qualidade superior. Quando temos fornecedores confiáveis, a chance de surpresas desagradáveis diminui drasticamente.

Não Posso Esquecer: Comunicação e Marketing Começam na Pré-Produção

Uma estratégia de comunicação eficaz pode determinar o sucesso do evento. A pré-produção também é o momento de planejar como vamos alcançar nosso público. Seja por meio de redes sociais, e-mail marketing ou outras formas de divulgação, quanto mais cedo começarmos, maior será o impacto. Na minha experiência, quando a comunicação é bem planejada e integrada, o evento atrai mais pessoas, gera mais engajamento e, claro, entrega melhores resultados.

E Agora, o Lema: Gerenciamento de Riscos - "Vai Dar M3rda!"

Essa é a parte que eu considero meu mantra pessoal. Não importa o quanto planejemos, sempre existe a chance de algo dar errado. E é exatamente por isso que o gerenciamento de riscos é tão importante. Durante a pré-produção, sempre tento prever os problemas que podem surgir – desde falhas técnicas a imprevistos climáticos. E aqui entra o "Vai dar m3rda!". Parto do princípio de que, em algum momento, algo vai sair do controle. Mas, com um plano de contingência bem estruturado, estamos prontos para lidar com essas situações, sem comprometer o evento. Prever problemas e criar soluções antecipadas nos garante mais tranquilidade para que, no dia, qualquer "m3rda" seja resolvida de forma eficiente.

Concluindo...

A pré-produção é a fase mais importante para garantir o sucesso de um evento. Aprendi que é durante esse momento que os pilares do evento são estabelecidos. Definir objetivos, controlar o orçamento, gerenciar a logística, selecionar bons fornecedores, planejar a comunicação e, claro, preparar-se para o "Vai dar m3rda!" – tudo isso é essencial. Investir nessa etapa é o que transforma um evento comum em uma experiência memorável. Então, da próxima vez que você se deparar com a organização de um evento, lembre-se: a pré-produção bem feita é o segredo para criar momentos incríveis, mesmo quando as coisas fogem do plano.

Festa de Abertura da Bienal Internacional do Livro do RJ

Agência: GL Veredas
Gerente: Nina Franco
Criação: Rafael Mendez e Thiago Meirelles
Atendimento: Rodrigo Souza
Produção Master: Erika Castro
Coordenadora de Produção: Maria Gabriela Mollica Ferreira
Coordenadora de RSVP: Thaty Taranto
Coordenadora de A&B: Ingrid Louro
Coordenador de Montagem e Desmontagem: Bruno Manes
Produtora de Serviços: Marcela Trotte
Assistentes de Produção: Rafael Carolino Amaral e Enzo Guzzo
Fotos: Guilherme Taboada (MPIX)